法定三帳簿のポイント – 社会保険労務士法人あおば労務

会社は、労働基準法に定める帳簿を備えておかなければなりません。
法定三帳簿と呼ばれ、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿等の3つの帳簿を指します。
各帳簿には記入しなければならない事項や保存期間があります。

今回は各帳簿について以下のポイントに絞ってお伝えしていきます。

各帳簿の保存期間

保存期間は5年です　（※ただし当分の間は３年となっています。）

2021年4月より労働基準法の一部が改正され未払賃金が請求できる期間などが延長されました。その関連で書類の保存期間についても見直しが行われました。
各帳簿は破棄せずきちんと保管しておくことが望ましいでしょう。

アナログ的な紙による管理、パソコンでデータ化してデジタル管理する方法が挙げられます。デジタル管理する場合開示を求められた際にすぐに開示できる状態であることが求められます。
必要な情報を網羅されていれば様式は問われません。
厚生労働省のホームページに労働基準法関係主要様式が公開されています。

事業場ごとに労働者名簿を、各労働者（日々雇い入れられる者を除く）について調製する必要があります。事業場の規模・法人・個人事業に関わらず、パート・アルバイト等雇用形態を問わず、全ての労働者について作成・整備します。(日々雇い入れられる者は除く。)

保存期間の起算日は、労働者の死亡、退職または解雇の日です。

記入すべき事項に変更があった場合は、遅滞なく訂正しなければなりません。
常に労働者情報は最新のものであるように努めることが必要です。

使用者は、事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項および賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければなりません。
事業場の規模・法人・個人事業に関わらず、パート、アルバイト、日々雇い入れられる者等雇用形態を問わず、全ての労働者について作成・整備します。

保存期間の起算日は、原則として最後に記入した日です。
※賃金の支払期日が、最後の記入をした日または記録が完結した日より遅い場合には、支払期日が起算日とされます。

労働時間を記録する書類のことで、賃金台帳に記載すべき労働時間数等の基礎となる資料です。
使用者は、1日何時間働いたかを把握するのではなく、労働日ごとに始業時刻や終業時刻を使用者が確認・記録し、これを基に何時間働いたかを把握・確定を適切に管理する責務があります。

保存期間の起算日は最後に記載された日になります。

自己申告による労働時間の把握については、あいまいな労働時間管理となりがちであるため、やむを得ず、自己申告制により労働時間数を把握する場合に講ずべき措置についてはガイドラインに示されています。

各帳簿には作成や保管の義務違反に該当すると罰則を課されるおそれもあります。
帳簿の保存期間が延びた今だからこそ記録の仕方や保管方法など見直しのいい機会だと思います。
労働者の適正な管理のためにも法定三帳簿の作成や保存について見直してみましょう。